Inleiding
Alhoewel de term Bouw/Project Begeleiding meer bekend begint te worden, is het duidelijk dat nog veel mensen niet precies weten wat deze dienstverlening inhoudt.
Misschien het meest belangrijke punt is te weten dat alle diensten hetzelfde oogmerk hebben, namelijk om de klant in Portugal te vertegenwoordigen en te adviseren en zijn belangen te behartigen gedurende de gehele verbintenis.
Zoals het woord aangeeft is een project manager een adviseur of firma aangesteld door de klant om het gehele project te coördineren, overzien en te controleren, inclusief alle andere daarbij betrokken partijen zoals architect, bouwer, enz.
De project manager fungeert eveneens als de centrale figuur en neemt de verantwoordelijkheid op zich, naast andere zaken, dat de wensen van de klant doorgegeven en geïntegreerd worden in de werkzaamheden. Het is aan te bevelen dat de projectmanager via een volmacht ook volledige bevoegdheid heeft om namens de opdrachtgever op te treden.
In Nederland kent men deze functie nu ook en worden zijn werkzaamheden geregeld in de RVOI-2001. Daarin staat ook omschreven wat men in Nederland onder project management verstaat:
Namens de opdrachtgever draagt het projectmanagement zorg voor de organisatie,planning en beheersing van een project als afzonderlijke opdracht. Daarbij zijn inbegrepen werkzaamheden met betrekking tot specifieke tijds-,kosten-,kwaliteits,-of organisatie-aspecten. Ook werkzaamheden m.b.t. arbeidsomstandigheden kunnen bij het projectmanagement een rol spelen.
Naast deze service, bieden vele management firmas en zeker bouwbegeleiders hun kennis aan en zijn een bron van informatie betreffende de te volgen procedures, de juridische en kosten kant. De bedoeling van deze adviserende dienst is om de klant een totaal inzicht te geven wat er bij komt kijken en welke kosten er aan verbonden zijn voordat men een verplichting aangaat.
Concluderend kan men zonder enige twijfel zeggen dat een klant die een project overweegt, hetzij privé huis of project ontwikkeling, klein of groot, in ieder geval een eerste advies in dient te winnen voordat hij aan een onbekend avontuur begint.~
Dat geldt zeker voor een land als Portugal waar men als Nederlander meestal geen kennis heeft van procedures, zeden en gewoontes.
De projectmanager gaat als adviseur met de opdrachtgever een inspanningsverbintenis aan en geen aannemingsovereenkomst. Dat betekent dat hij zich naar beste inzicht en vermogen dient in te spannen.
De start
Bouwbegeleiding kan natuurlijk pas van start gaan wanneer men éénmaal eigenaar is geworden van een bouwkavel of een terrein waar op gebouwd kan worden of waar een bestaand huis verbouwd mag worden. Men heeft dan in principe al de keus gemaakt of het onroerend goed op uw eigen naam is gekocht of mogelijk via een off-shore constructie.
Aangezien deze fase onder het hoofdstuk makelaardij valt wordt dat in een ander artikel besproken.
Gewaarschuwd dient te worden voor het feit dat men geen grondstuk koopt voordat men er zeker van is dat men daar werkelijk op mag bouwen.
De bouwbegeleider zal u helpen met de volgende processen.
Waar mag men en kan men bouwen
Koopt men een bouwkavel in een urbanisatie (residentiële woonwijk) dan ligt daar meestal vast wat en hoeveel men er op bouwen. Het aantal m² dat bezet mag worden of het % van het totaal dat gebruikt mag worden, het totaal aantal m² dat gebouwd mag worden indien er meer dan 1 verdieping gebouwd mag worden en eventuele andere aanvullende voorwaarden.
Het is o.a. de taak van de architect om dit uit te zoeken. Hij moet immers een project indienen conform de bestaande bestemmingsplannen voor die bepaalde urbanisatie.
Het kiezen van een architect is een belangrijke fase, aangezien er magie moet zijn tussen klant en architect.
De architect fase is een tamelijk langdurige aangelegenheid zeker als men bouwt buiten een reeds goedgekeurde urbanisatie. Daarnaast zijn er duidelijk verschillen in snelheid tussen de éne en de andere gemeente.
De architect kan meestal pas aan de slag als hij het terrein heeft gezien en vaak is het nodig om een topografisch plan te laten door een topograaf. De volgende fases komen dan aan de beurt:
- De architect maakt een schets
- De klant heeft een eerste indruk van het werk en de ideeën van de architect
- Wijzigingen worden besproken en doorgevoerd.
- Men is het eens over het definitieve concept
- De architect prepareert de definitieve plannen
- Deze worden ingediend bij de plaatselijke gemeente
- Afhankelijk van het gebied dienen deze binnen een bepaalde periode te worden goedgekeurd.
- De architect begint met het voorbereiden van wat wij de specialisatie tekeningen noemen. Deze bestaan uit:
- De projecten voor fundering en betonconstructies (ijzertekeningen),
- Projecten voor water en riolering
- Project voor thermische isolatie
- Projecten voor telefoon en elektriciteit
Ook deze plannen dienen binnen een bepaalde termijn ingediend te worden en ook hier is eerst goedkeuring van de overhead vereist voordat men kan beginnen.
Eventueel maakt de architect nog de volgende projecten die echter meestal door gespecialiseerde bedrijven worden gemaakt.
- projecten voor gas of gastank
- project centrale verwarming
- project voor veiligheid = alarmsysteem
- project voor buitenwerken zoals b.v. tuinaanleg en irrigatie
Is de tweede fase van goedkeuring éénmaal onderweg dan kan men gaan denken aan het vinden van een bouwer en het verkrijgen van prijsopgaves voor de bouw. Zeker op dit moment zal het niet eenvoudig zijn om de misschien gewenste goede bouwer te kunnen vinden. De meeste goede bouwers zijn druk en hebben voor jaren werk.
Een goede prijsopgaaf van een bouwer kan pas verkregen worden indien er een goed bestek is. In Portugal is het vaak anders dan in Nederland. Het bestek zoals wij dat in Nederland kennen is hier vaak niet aanwezig. Ook is de functie en betrokkenheid van de architect tijdens de bouw anders: Hij begeleidt in principe de bouw niet, vandaar dat u een bouwbegeleider vaak nodig heeft. Men kan wel afspraken maken met de architect maar de meesten hebben daar gewoon physiek de tijd niet voor.
Daarnaast is de architect meestal niet de verantwoordelijk man tijdens de bouw, maar is dat de Technico Responsável (meestal een bouwkundig ingenieur)
In prijsopgaves kunnen in Portugal grote verschillen zitten. De redenen kunnen verschillend zijn en in zijn algemeenheid kan men stellen dat de goedkoopste niet altijd de slechtse en de duurste niet altijd de beste is. Aanbesteding van een bouw hoeft zoals men misschien in Nederland gewend is niet altijd naar de goedkoopste te gaan.
Sommige bouwers zijn duurder omdat ze een grotere en duurdere infrastructuur van hun organisatie hebben. Zoals een eigen kantoor met secetaresses, eigen bouwopzichters, een eigen wagenpark en materiaal etc. Bouwen is niet echt goedkoop meer en voor goede bouw moet men tegenwoordig toch al rekenen op € 750 - € 800 p/m², exclusieve VAT/BTW. Deze prijs betreft alleen de bouw onder kap, overdekte terrassen en terrassen zijn natuurlijk goedkoper. Een veel gestelde vraag aan mij is: wat kost bouwen per m² van een huis van b.v. 100m². Indien het antwoord is € 750 p/m² denk men dat de bouw van het huis in totaal € 75.000 kost.
Men vergeet alle verdere bijkomende kosten:
- Kosten van architect van tussen de 5 en 10%
- Kosten voor bouw en andere vergunningen
- Kosten voor extra watervoorziening, mogelijk bouwstroom en bouwwater.
- Kosten voor verwarming (meestal niet in bouwprijs inbegrepen)
- Kosten van een goede of betere keuken met inbouwapparatuur
- Kosten van bouwen van terrassen
- Kosten van een zwembad
- Kosten van oprijlaan
- Kosten van perceel afscheiding
- Kosten van extra toegangspoort met hek, al dan niet electrische
- Kosten van aanleg voor tuin en irrigatie
- Kosten van Ingenieur tijdens de bouw
- Kosten voor waterverzachter
- Kosten voor centarle of vloerverwarming
- Kosten voor alarmsysteem
- Kosten van satelliet en audio installatie
- Kosten verbonden aan de juridische begeleiding en legalisering van het huis bij alle competente authoriteiten.
- Kosten voor bouwbegeleiding
Meestal komt het voor dat tijdens de bouw veranderingen worden voorgesteld en doorgevoerd want het lezen van een plan op tekening en de werkelijkheid verschillen vaak nogal van elkaar. Dat zou kunnen betekenen dat we geheel opnieuw door alle goedkeuring moeten. Soms hebben kleine veranderingen verstrekkende gevolgen en ik zal 1 voorbeeld noemen.
Bv. Stel men heeft een project goedgekeurd met een ovaal zwembad en men besluit tijdens de bouw dat een rechthoekig zwembad toch beter of practischer is. Dit zou kunnen betekenen dat we geheel opnieuw door het goedkeuringsproces moeten want de ijzerconstructies voor een oval zwembad zijn anders dan voor een rechthoekig. Dit kan heel veel extra werk betekenen want ondanks het feit dat het de bouwer weinig uitmaakt zitten we op het einde van de dag met het feit dat we het meest belangrijke document moeten krijgen zonder welke we later niet kunnen verkopen. Ik heb het hier over de woon of gebruiksvergunning (Licença de Habitação of Utalização).
Het woord woonvergunning heeft hier een andere betekenis dan in Nederland. Hier betekent het een vergunning van de plaatselijke gemeente dat het huis/project is gebouwd conform de plannen zoals goedgekeurd door de gemeente.
De ene gemeente is hier wat makkelijker in dan de andere en de ene bouwer heeft wat betere contacten dan de andere. In sommige gevallen kan een keuring achterwege blijven en kan de Technico tekenen, maar dat zal hij zeker niet doen als het niet 100% correct is. Hij is immers de verantwoordelijke man als er iets mis gaat.
Het zal duidelijk zijn dat het bouwen van een huis een kostbare en langdurige zaak is. Vooral de financiën zullen in de gaten gehouden moeten worden en één van taken van de bouwbgeleider is natuurlijk dat er geen betalingen gedaan worden voordat een bepaalde fase af is. Hoe vaak is het voorgekomen dat een bouwer de klant in het buitenland opbelt en zegt dat iets af is, terwijl dat niet zo is. Ook zijn veel mensen slachtoffer geworden door zicht te laten lokken door een grote aanbetaling in ruil voor een korting. Meestal maak ik een contract met 10 betalingen zodat het risico gespreid is en de motivatie om te blijven werken aanwezig blijft. Helaas gaat een bouwer ook nog wel eens failliet tijdens de bouw, vaak door omstandigheden buiten zijn schuld, maar omdat anderen hem niet betalen.
Het is dus zaak dat de projectmanager een deugdelijke administratie bijhoudt en dat er regelmatig rapporten worden opgemaakt en notulen worden gemaakt van vergaderingen die plaats hebben gevonden, die eventueel geaccordeerd worden door alle partijen.
Het einde van het verhaal is natuurlijk dat men een grote investering doet en dat deze natuurlijk ook 100% juridisch in orde moet zijn.
Het is de taak van uw projectmanager om daar voor te zorgen.
Neem contact met mij op
018-D
bouwbegeleiding, bouwen, algarve, portugal, projectmanager